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Nebenkosten

Zu den Nebenkosten einer Dienstreise gehören alle Kosten, die zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig und nicht als Fahrtkosten, Wegstreckenentschädigung oder Tage- und Übernachtungsgeld zu erstatten sind (§ 10 BRKG).

Diese können bei entsprechendem Nachweis (Rechnungen, Quittungen) im Rahmen der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden. 

Als erstattungsfähige Nebenkosten kommen z. B. in Betracht:

  • Kommunikationskosten für Telefon und/oder WLAN, wenn sie notwendig und dienstlich veranlasst waren
  • Bettensteuer
  • Gepäckversendung (ab 15 Kg Handgepäck), -aufbewahrung und -versicherung, Bei Verbindung mit Privatreisen sind die auf das Urlaubsgepäck entfallenen Kosten nicht erstattungsfähig.
  • Parkgebühren und Garagenmiete in angemessenem Umfang, Straßenbenutzungsgebühren (einschl. Kosten für Plaketten) und Fährkosten sofern die Kfz-Benutzung aus erheblichen dienstlichen Gründen erfolgt gem. § 5 Abs. 2 BRKG oder eine Mietwagennutzung i. S. v. § 4 Abs. 4 BRKG vorliegt
  • Parkgebühren bei Kfz-Benutzung nach § 5 Abs. 1 BRKG bis zu 10 Euro täglich
  • Reservierungskosten für Hotelzimmer
  • Vermittlungsgebühren von Hotelzimmern
  • Schließfachkosten
  • Teilnehmergebühren (z. B. bei Lehrgängen), Eintrittsgelder für Messen, Tagungen, Ausstellungen und andere Veranstaltungen einschließlich Garderobengebühr, für deren Teilnahme ein dienstliches Interesse vorliegt. Sofern überwiegend Gebühren ohne Reisekosten oder nur mit Fahrscheinen (ABC-Ticket o.ä.) anfallen, sind diese in den Fakultäts-Service-Centern abzurechnen.
  • Straßenbenutzungsgebühren (Maut), auch in Plakettenform
  • Aufwendungen für vorgeschriebene oder notwendige Schutzimpfungen und andere prophylaktische Maßnahmen ( z. B. gegen Malaria) und Gesundheitsatteste (einschl. Tropentauglichkeitsbescheinigungen) bei Auslandsdienstreisen in Infektions- und Epidemiegebiete
  • Makler- und sonstige Wohnungs-Vermittlungsgebühren bei länger dauernden Dienstreisen
  • Reisepass (einschl. Passbild) sowie Visum, wenn Personalausweis nicht für den Grenzübertritt ausreicht, internationaler Führerschein, soweit eigens für die Dienstreise beschafft, sowie Zolldokumente
  • Die Begleitperson einer/eines schwer behinderten Beschäftigten (Merkzeichen im Ausweis über die Eigenschaft als schwerbehinderter Mensch "B" mit dem Zusatz "Die Berechtigung zur Mitnahme einer Begleitperson ist nachgewiesen.")sowie wegen Stillens eines Babys bis zum Alter von 6 Monaten, die nicht im öffentlichen Dienst tätig ist. Voraussetzung ist, dass ohne die Begleitung das Dienstgeschäft nicht durchführbar wäre. Erstattungsfähig sind die nachgewiesenen und angemessenen Kosten einschließlich der  Kosten für Verpflegung und Unterkunft; für die Letzteren darf höchstens das dem/der Beschäftigten für den gleichen Zeitraum zustehende Tage- und Übernachtungsgeld gewährt werden.
  • Bearbeitungsentgelte bezüglich Fahrgelderstattung bei Rückgabe nicht oder teilweise benutzter Fahrkarten und für Telefonauskünfte der Bahn
  • Auslandseinsatzentgelt bei Kreditkarteneinsatz für erstattbare Reisekosten unter Berücksichtigung des Kreditkartenumrechnungskurses sowie Bankspesen oder Gebühren für Barabhebungen an Geldautomaten im Ausland
  • durch Dienstreisende geleistete CO2-Kompenssationen in den Fällen Bahnnutzung anstelle PKW

 

Keine Nebenkosten sind Auslagen u. a. für:

  • Reiseausstattungen (z. B. Koffer, Taschen), Gastgeschenke, Trinkgelder
  • Garderobenaufbewahrung, ausgenommen bei der dienstlichen Teilnahme an Kongressen, Tagungen usw.
  • Tageszeitungen, Unterkunftsverzeichnisse
  • Geldbußen, Verwarnungsgelder
  • Betreuung von minderjährigen Kindern, pflegebedürftigen Angehörigen oder Haustieren
  • zusätzliche Reiseversicherungen (Flugunfallversicherung, Auslandsreise-Krankenversicherung, Reiseunfallversicherung, Reisehaftpflichtversicherung, Reiserücktrittversicherung, Kaskoversicherung)
  • Kreditkarten (Jahresgebühr, auch nicht, wenn häufig für hohe Hotelkosten in Vorlage getreten werden muss; kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Wahrnehmung des Dienstgeschäfts)
  • Arzt- und Arzneimittelkosten
  • Reinigung, Verlust und Beschädigung von persönlichen Gegenständen (z. B. Kleidung, Ausstattungsstücken, Fahr- und Flugscheinen, Geld, Schmuck);

 

 

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