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TU Berlin

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Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen

Dienstreisen können grundsätzlich mit privaten Reisen verbunden werden. (§ 13 BRKG). Hierbei darf der private Aufenthalt vor, während oder nach einer Dienstreise aber nicht mehr als 5 Arbeitstage betragen.

Als Arbeitstage zählen alle inländischen Arbeitstage von Montag bis Freitag ohne die gesetzlichen inländischen Feiertage.

Sofern Sie eine Dienstreise mit mehr als 5 Arbeitstagen aus privaten Gründen verlängern, verlieren Sie Ihren Anspruch auf Kostenerstattung der An- und Abreisekosten. Dies kann unter Umständen finanzielle Nachteile bedeuten, da nur noch die Kosten des reinen Dienstgeschäftes (Tage- und Übernachtungsgeld, Tagungsgebühren)erstattungsfähig bleiben.

In besonderen Fällen kann eine Dienstreise auch mit Beginn oder Ende am vorübergehenden Aufenthaltsort (Urlaubsort) angeordnet werden.  

Für den Fall, dass Sie eine Dienstreise planen und sich hinsichtlich der tatsächlichen Gestaltung und Auswirkung unsicher sind, kontaktieren Sie bitte im Vorfeld der Dienstreise einen Sachbearbeiter/in des Servicebereiches Reisekosten. 

Im Rahmen Ihrer Abrechnung benötigen Sie zwingend einen Kostenvergleich  für die dienstlich notwendigen Hin- und Rückreisekosten.

Die An- und Abreise ist abweichend von den aus persönlichen Gründen gewählten tatsächlichen Reisezeiten, dienstlich nur unter Berücksichtigung einer zeitgerechten An- und Abreise im Rahmen der Reisekostenerstattung berücksichtigungsfähig.

Die Reise gilt als zeitgerecht, wenn diese unmittelbar vor- bzw. nach dem Dienstgeschäft durchgeführt wird. 

Grundsätzlich ist als Reisemittel zur Durchführung von Dienstreisen die Bahn zu nutzen. Gleiches gilt für die Bemessung der dienstlich notwendigen Kosten im Rahmen des Kostenvergleiches. Sofern eine Dienstreise auf Grund der Entfernung oder anderen Gründen nicht in Anspruch genommen werden kann, ist der Vergleich mit dem entsprechenden Reisemittel zu erstellen (z.B. Auslandsreise i.d.R. mit dem Flugzeug zeitlich günstiger)

Die Vergleiche sollten Sie zum Zeitpunkt der Buchung Ihrer tatsächlichen Fahrten/Flüge ermitteln, da die Erstattung bis maximal zur Höhe der dienstlich notwendigen Reisekosten für die Strecke vom Wohn-/Dienstort (i.d.R. Berlin) zum Geschäftsort (Ort der Tagung/Konferenz etc.) und zurück ermöglicht werden kann.

Sie erstellen den Vergleich bitte, mit direkten Fahrt- und Flugverbindungen (sofern möglich und verfügbar) vom Dienst- oder Wohnort zum Reiseort (Tagungs-/Konferenzort).

Idealerweise nutzen Sie bei Flügen Vergleichsportale um den Anforderungen nach einer wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der finanziellen Mittel Rechnung (günstigste Verbindung) zu tragen.

Bei Bahnreisen berücksichtigen Sie bitte alle möglichen Sparpotentiale wie u. a. Sparpreise und Bahncard.

Die ggf. vorliegenden Mehrkosten durch die Verbindung einer Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt können nur erstattet werden, sofern die Gesamtkosten nicht höher ausfallen, als bei regulärer Durchführung der Dienstreise.

Insgesamt werden die Fahrt-/Flugkosten anhand ihrer tatsächlich nachgewiesenen Kosten, maximal aber bis zur Höhe der dienstlich notwendigen Kosten, erstattet.

Werden Dienstreisen mit mehr als 5 privaten Arbeitstagen verbunden, können nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäftes entstehenden Kosten als Fahrtauslagen erstattet werden.

Beispiel für Vergleichsberechnung der Fahrt-/Flugkosten bei Verbindung mit bis zu 5 privaten Arbeitstagen und mehr als 5 privaten Arbeitstagen

 

Kostenvergleich zwischen

I.   fiktiv notwendige Reise    Wohnort                      - Dienstgeschäft - Wohnort

II.  tatsächliche Reise           Wohnort  - Urlaubsort   - Dienstgeschäft - Wohnort

III. fiktive Urlaubsreise         Wohnort  - Urlaubsort                            - Wohnort

zu I.)                                                                                                                  Die fiktiven Reisedaten stellen die maximale Kostenerstattungsgrenze der Fahrtauslagen im Rahmen der Reisekostenvergütung dar und bilden die Erstattungsobergrenze.

zu II.)                                                                                                                 Die tatsächlichen Kosten werden durch die Originalbelege im Rahmen der Reisekostenabrechnung nachgewiesen und werden, sofern günstiger als der fiktive Reiseverlauf in tatsächlich entstandener Höhe erstattet.

zu III.)                                                                                                               Der Vergleich der fiktiven reinen Urlaubsreise wird notwendig, sofern die Dienstreise mit mehr als 5 privaten Arbeitstagen verbunden wird und nur noch die zusätzlich druch das Dienstgeschäft entstehenden Fahrtauslagen (Mehrkosten) erstattungsfähig werden. Die Mehrkosten sind bis maximal zur Höhe der dienstlich fiktiv notwendigen Reise erstattungsfähig. Sofern der private Aufenthaltsort auch der Ort des Dienstgeschäftes ist, entstehen in der Regel keine zusätzlichen Fahrt-/Flugkosten.

 

 

Verweise

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